¿Por qué elegir una agencia para externalizar tus contenidos?
- Clara Masip Baugh
- Jul 21
- 10 min read
"No nos interesa contratar una agencia" es una frase que todavía escuchamos al hablar con algunos de nuestros clientes potenciales. Pero ¿es realmente la mejor decisión para su negocio? A menudo parece una reacción impulsiva de muchas empresas, incluso cuando no han explorado a fondo lo que esa agencia podría aportarles.
Decidir cuándo, a quién y cómo contratar para tus nuevos proyectos no es tarea fácil, especialmente en la cambiante industria digital. Con tantos factores a considerar como el presupuesto, la flexibilidad, la experiencia y el tiempo, es una decisión abrumadora y, si se toma a la ligera, puede ser extremadamente contraproducente. Aunque este es un tema ampliamente debatido a lo largo de los años, estamos aquí para simplificar el debate y ofrecerte una guía de contratación útil para ayudarte a tomar la decisión correcta para tu empresa.
Tabla de contenido:
Desglosando lo esencial: ¿Por qué subcontratar contenido a agencias en lugar de contratar trabajadores autónomos o empleados internos?
La subcontratación de contenidos ha sido una tendencia creciente en los últimos años, especialmente con el auge de la transformación digital y la creciente complejidad de las tareas especializadas.
La elección correcta dependerá, en última instancia, de tus prioridades, que pueden variar según el proyecto específico. Analicemos los aspectos básicos, con sus ventajas y desventajas:
Flexibilidad
Las empresas pueden considerar la externalización cuando necesitan adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes y, al mismo tiempo, acceder a experiencia y recursos a medida, lo que permite una escalabilidad rápida y eficiente. Veamos las ventajas y desventajas de cada opción de contratación:
EMPLEADO INTERNO :
Contratar a un profesional interno puede ofrecerle la flexibilidad que necesita, pero hay algunos aspectos clave a tener en cuenta:
¿Los estás contratando para un puesto de tiempo completo? Contratar profesionales internos suele implicar un horario laboral estricto. Quienes trabajan a tiempo parcial tendrán muchas restricciones y no podrán ofrecerte la flexibilidad que necesitas. Sin embargo, quienes trabajan a tiempo completo tendrán la oportunidad de dedicarse al 100 % a tus necesidades... durante esas 8 horas diarias. Pero, aunque les pagues por un puesto de tiempo completo, ¿serán realmente eficientes esas 8 horas diarias?
¿Qué tipo de puesto desempeñan? Si contratas a alguien para un puesto específico, es más probable que cumpla con tus solicitudes. Pero si el puesto requiere realizar múltiples tareas, puede que les cueste priorizar.
También es importante tener en cuenta que si la persona que contratas está fuera de la oficina por vacaciones anuales, maternidad o paternidad, enfermedad u otros motivos, estarás obligado a esperar su regreso o repetir el proceso de contratación con todo el coste, tiempo y riesgos que eso conlleva.
PERSONA DE LIBRE DEDICACIÓN:
Ventajas: Conocidos por su flexibilidad, los autónomos pueden satisfacer sus necesidades con un cronograma más dedicado para entregar un proyecto a tiempo, trabajando solo cuando es necesario, lo que puede ser mucho más eficiente.
Desventajas: Sin embargo, al igual que ocurre con los profesionales internos, si un freelancer no está disponible, te ves obligado a pausar un proyecto o buscar otro freelancer como sustituto temporal, y este proceso puede ser complicado y arriesgado. Además, un freelancer suele gestionar varios clientes a la vez, por lo que su flexibilidad y atención suelen ser limitadas. Incluso pueden priorizar algunos proyectos sobre otros o tener dificultades para adaptarse al equipo interno.
AGENCIA:
Ventajas: Las agencias ofrecen más recursos para adaptarse a tus prioridades, con la capacidad de ampliar o reducir el personal según sea necesario. A diferencia de un freelance o un profesional interno, las agencias trabajan para cumplir con sus obligaciones más allá de la capacidad de una sola persona, adaptándose rápidamente a los cambios. Esto significa que si alguien que trabaja en tu proyecto está fuera de la oficina, hay otros miembros del equipo de respaldo que pueden asumir el relevo rápidamente en cualquier momento. Las buenas agencias siempre se asegurarán de que haya espacio en el equipo para estas situaciones, por lo que nunca tendrás que sacrificar tus plazos ni perder tiempo buscando un sustituto.
Contras: Subcontratar a una agencia puede suponer renunciar a parte del control sobre el proceso de ejecución del proyecto o incluso tener problemas de comunicación si son muy conservadores.
Calidad y experiencia
Para algunos proyectos, puede ser especialmente importante confiar en la competencia y las habilidades adicionales de socios externos para ofrecer contenido de mayor calidad que se ajuste a los estándares y objetivos de su marca. Analicemos cómo las diferentes opciones de contratación, ya sean internas, de agencia o freelancers, se comparan en cuanto a la obtención de resultados de primera clase:
EMPLEADO INTERNO:
Ventajas: Al contratar a un profesional interno, podrá controlar todo el proceso de contratación, garantizando la incorporación de las habilidades técnicas y blandas. Esto permite que se integren plenamente en la cultura y los procesos de la empresa, lo que se traduce en una sólida alineación con los estándares de calidad de la marca y un enfoque matizado para la creación de contenido.
Contras: Sin embargo, la profundidad de la experiencia puede variar dependiendo del conjunto de habilidades del individuo y la experiencia dentro de la industria o nicho específico, y también podría tener un impacto en el tiempo que lleva encontrar esa contratación perfecta y cuánto cuesta conseguirla.
PERSONA DE LIBRE DEDICACIÓN:
Ventajas: Es posible encontrar el mismo nivel de calidad y experiencia entre los freelancers. Por regla general, cuanto más especializado sea el servicio de un freelancer, más especializado será en ese área. También puedes evaluar fácilmente su calidad de trabajo consultando su portafolio y referencias, lo que te permitirá comprobar su potencial.
Contras: Sin embargo, pueden tener distintos niveles de experiencia y tal vez no comprendan completamente el tono, el estilo o la audiencia de su marca, lo que genera una falta de calidad y consistencia.
AGENCIA:
Ventajas: Subcontratar el contenido a una agencia garantiza el acceso a un equipo diverso de expertos altamente cualificados en diversas industrias, campos y mercados, cada uno con habilidades especializadas. Aunque no pueda elegir a los profesionales exactos, la agencia seleccionará a los miembros del equipo más adecuados para sus necesidades específicas para garantizar resultados óptimos desde el principio. Dado que suelen contar con más recursos que un freelance, están más acostumbrados a trabajar con diferentes herramientas y flujos de trabajo eficientes, lo que permite una colaboración fluida y una mayor productividad en comparación con las personas individuales.
Contras: Dependiendo de la agencia y su estilo de trabajo, puede resultar en una atención menos personalizada en comparación con los equipos internos o los freelancers, lo que potencialmente puede afectar la alineación con los requisitos específicos del proyecto.
Presupuesto y recursos
EMPLEADO INTERNO:
Ventajas: Si bien es costoso al principio, contratar profesionales internos es una inversión a largo plazo en el crecimiento y el éxito de la empresa.
Desventajas: Aunque los profesionales internos pueden prometer la dedicación e integración necesarias en un proyecto, consumen más presupuesto y recursos que los freelancers o las agencias. No solo tendrás que pagar un salario anual, sino también ofrecer otros beneficios económicos como pensiones, vacaciones remuneradas, gastos de mudanza, etc. Además, tendrás que invertir recursos adicionales para integrar y capacitar con éxito a tu nuevo empleado. Además, su curva de aprendizaje y el riesgo de que no se adapte como esperabas. En definitiva, optar por un profesional interno es una inversión muy elevada, lo cual es excelente a largo plazo, pero podría no ser lo que necesitas para ciertos proyectos .
PERSONA DE LIBRE DEDICACIÓN:
Ventajas: Aunque puede que pagues a un freelancer una tarifa por hora más alta que a tu profesional interno, no hay costes adicionales. Tampoco necesitas invertir tanto tiempo ni recursos en contratarlo, capacitarlo e integrarlo, y pueden trabajar por proyecto.
Contras: Gestionar varios trabajadores autónomos en distintos proyectos puede ser un desafío y requiere una coordinación y supervisión cuidadosas.
AGENCIA:
Ventajas: Subcontratar a una agencia ofrece rentabilidad y acceso a una amplia gama de recursos. Las agencias aprovechan los costos compartidos, invirtiendo en herramientas avanzadas y escalando recursos según sea necesario para una entrega de contenido puntual y de alta calidad. Esto permite a las empresas maximizar el retorno de la inversión (ROI) y acceder a la experiencia esencial para una producción de contenido de primer nivel.
Contras: Depender de una agencia externa para la ejecución del proyecto puede generar dependencia, afectando la autonomía en la toma de decisiones y el control del proyecto.
Proyectos a largo plazo vs. proyectos a corto plazo
Elegir el enfoque adecuado para la externalización de contenido depende de la duración de su proyecto. Los empleados internos son ideales para compromisos a largo plazo, mientras que los freelancers ofrecen flexibilidad para tareas a corto plazo. Las agencias, en cambio, cuentan con más recursos para adaptarse a ambos, pero ¿es rentable? Analicemos los detalles para ayudarle a tomar la mejor decisión según sus necesidades:
EMPLEADO INTERNO:
Ventajas: Los empleados internos son ideales para compromisos a largo plazo, ya que ofrecen consistencia y una profunda integración con los objetivos de su empresa.
Contras: Sin embargo, una vez que el proyecto concluye, mantener su carga de trabajo puede volverse un desafío y costoso.
PERSONA DE LIBRE DEDICACIÓN:
Ventajas: Los freelancers, por otro lado, destacan en proyectos a corto plazo, lo que les proporciona flexibilidad y agilidad. La colaboración es fluida y ambas partes pueden avanzar fácilmente una vez finalizado el proyecto.
Contras: Sin embargo, si el proyecto se extiende inesperadamente, los autónomos pueden enfrentarse a limitaciones debido a otros compromisos o limitaciones de recursos.
AGENCIA:
Ventajas: Las agencias ofrecen una solución equilibrada para proyectos a corto y largo plazo. Gracias a sus amplios recursos y experiencia, pueden adaptarse rápidamente a los cambios en el alcance de los proyectos. Su capacidad para escalar sin problemas y obtener resultados consistentes las convierte en una opción eficaz a largo plazo.
Contras: Los proyectos a largo plazo pueden tener costos más altos en comparación con los de corto plazo debido a la asignación continua de recursos y mantenimiento, pero esto depende de los precios y cláusulas de cada agencia.
Innovación
Con tanta competencia y nuevas tecnologías apareciendo como un topo hoy en día, la innovación se ha convertido en una verdadera prioridad para la mayoría de las empresas. Ya sea innovación creativa, aportando ideas innovadoras que rompen moldes, o innovación tecnológica con nuevas herramientas, software, etc., veamos qué tipo de contratación tiene más probabilidades de revitalizar sus proyectos actuales:
EMPLEADO INTERNO:
Ventajas: Los profesionales internos pueden aportar innovación creativa valiosa a partir de sus experiencias previas, al tiempo que ofrecen perspectivas adaptadas a los objetivos y la audiencia de su empresa.
Desventajas: Sin embargo, su capacidad de innovación tecnológica se limita a los recursos ya disponibles en la empresa. Además, tras un tiempo trabajando bajo tu supervisión, su exposición a las perspectivas externas y las tendencias del sector puede verse limitada, lo que podría derivar en una falta de ideas nuevas y creatividad.
PERSONA DE LIBRE DEDICACIÓN:
Ventajas: En general, los freelancers suelen haber trabajado con múltiples clientes en sectores similares, por lo que tendrán mucho que aportar para ayudarte a destacar entre la competencia. Además, colaborar con alguien externo a tu empresa puede aportar una perspectiva completamente nueva, ofreciendo una visión objetiva e identificando cualquier fricción que normalmente pasarías por alto.
Contras: Sin embargo, puede resultar difícil encontrar muchos autónomos que puedan trabajar con sus herramientas especializadas, a menos que les ofrezca capacitarlos, lo que puede resultar menos rentable.
AGENCIA:
Ventajas: Gracias a sus equipos multidisciplinarios, las agencias ofrecen un gran potencial innovador. Ofrecen perspectivas innovadoras y un conocimiento exhaustivo de diversas industrias y mercados. Si bien es posible que las agencias no tengan un conocimiento inicial de su cultura o procesos internos, tienen acceso a una amplia gama de herramientas y software para facilitar la creación de contenido innovador y diferenciarlo. Están acostumbradas a trabajar con la tecnología más avanzada y saben cómo adaptarla rápidamente a cada necesidad específica.
Desventajas: Las agencias pueden carecer de un profundo conocimiento de los procesos internos, la cultura y las particularidades del sector de la empresa, lo que podría dificultar la innovación adaptada a necesidades específicas. Sin embargo, esto se puede solucionar fácilmente con una buena integración inicial y un buen proceso de comunicación.
Una apuesta segura si se elige bien: Elegir la mejor agencia para externalizar contenidos
Claro que todo depende de tus prioridades, pero cuando se trata de externalizar contenido, las agencias parecen una apuesta segura. Gracias a su flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad, combinadas con su experiencia, calidad e innovación, pueden satisfacer todos los requisitos. Además, las agencias ofrecen un compromiso organizacional en lugar de uno personal, lo que promete una cosa importante: seguridad.
Sin embargo, hay muchos tipos diferentes de agencias y difieren mucho entre sí, por lo que es importante no meterlas a todas en la misma caja y evaluarlas cuidadosamente en función de tus necesidades.
¿Cómo encontrar la agencia ideal? ¡Usa esta lista!
Defina sus necesidades: describa claramente sus requisitos de contenido, objetivos y presupuesto antes de seleccionar una agencia para subcontratar, tratando de anticipar lo más posible.
Evalúe la experiencia y busque referencias: evalúe el historial y la experiencia de la agencia en su industria o nicho.
Considere el tamaño de la agencia: decida si prefiere una agencia más grande con amplios recursos y reputación o una agencia boutique más pequeña con experiencia especializada y un enfoque más dedicado y adaptable.
Comunicación y colaboración: Priorice a las agencias que valoran la comunicación fluida y la colaboración. Infórmese sobre sus métodos de trabajo y procesos de retroalimentación para garantizar una fluidez en el flujo de trabajo entre ambos equipos.
Evaluar la escalabilidad: asegúrese de que la agencia pueda manejar las demandas de su proyecto y escalar los recursos según sea necesario.
Presupuesto y precios: comprenda la estructura de precios de la agencia y aclare las condiciones de pago para alinearlas con sus limitaciones presupuestarias.
Consideraciones contractuales y legales: Revise los términos y cláusulas contractuales de la agencia, especialmente en lo que respecta a los derechos de propiedad intelectual y la confidencialidad. Elija una agencia que se adapte a sus necesidades y esté dispuesta a esforzarse al máximo.
Adecuación cultural: evalúe la cultura y los valores de la agencia para comprobar su compatibilidad con el estilo de trabajo de su empresa.
Lo mejor de ambos mundos = ¡La agencia de Bob!
Como agencia boutique, ofrecemos lo mejor de ambos mundos, con un equipo consolidado y preparado, con una sólida trayectoria de éxito. A diferencia de las agencias más grandes, priorizamos la adaptabilidad y la flexibilidad total, integrándonos a la perfección con su equipo. Este enfoque garantiza conocimientos técnicos y calidad desde el principio, además de fiabilidad y seguridad. Con nosotros, su proyecto siempre estará activo y en buenas manos, y le ofrecemos la dedicación completa de un empleado sin comisiones de agencia ni cláusulas de limitación. Nos integramos plenamente a su equipo, garantizando una colaboración fluida y resultados excepcionales.
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